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Egal ob Außendienstler, Selbstständige oder Inhaber von Handwerksbetrieben – wer seinen Firmenwagen auch privat nutzt, muss die privaten Fahrten versteuern. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um die Fahrt zum Supermarkt oder um einen Wochenendtrip handelt. Das Führen eines Fahrtenbuchs ist aber nicht nur lästig, sondern oft auch zeitaufwändig. Gerade wenn ein Eintrag vergessen wurde und später nachgetragen werden muss, sind Chaos und Zettelwirtschaft vorprogrammiert. Viele entscheiden sich daher für eine pauschale Versteuerung und nutzen die 1%-Regelung. Doch mit dieser Methode verschenken die meisten Firmenwagenfahrer viel Geld. Ein Fahrtenbuch lohnt sich daher fast immer – vor allem, wenn es sich um ein digitales Fahrtenbuch handelt, das noch dazu einfach zu handhaben ist. Im Schnitt sparen Dienstwagen-Fahrer mit dem digitalen Fahrtenbuch von Vimcar 2.785 Euro pro Jahr.
Wie funktioniert das digitales Fahrtenbuch?
Neben Geräten, die in Fahrzeugen festinstalliert sind, haben sich Systeme mit OBD2-Stecker bewährt. Der kleine Stecker wird dabei einfach in die OBD2-Schnittstelle gesteckt, die sich bei den meisten Fahrzeugen im Fahrerfußraum befindet. Beim Vimcar Fahrtenbuch beispielsweise wird jede Fahrt automatisch aufgezeichnet, sobald der Stecker mit dem Fahrzeug vernetzt und mit dem Benutzerkonto verbunden ist. Start- und Zieladresse werden per GPS erfasst, die gefahrene Distanz wird über das Fahrzeug ausgemessen. Die Daten werden entweder in der Fahrtenbuch-App oder auf dem PC gespeichert. Eine integrierte SIM-Karte überträgt die Daten zusätzlich verschlüsselt auf den Server. Ein Smartphone ist für das elektronische Fahrtenbuch also nicht nötig.
Jede erfasste Fahrt muss anschließend kategorisiert werden – entweder als Dienstfahrt oder als Privatfahrt. Damit privat auch privat bleibt, gibt es die Möglichkeit, einen passwortgeschützten Privatmodus einzurichten. So kann niemand die privat gefahrenen Strecken nachvollziehen. Dienstfahrten können dagegen genauer definiert werden und ergänzen den eigenen Terminkalender. Zu Auswahl stehen Kundengespräch, Meeting, Rückfahrt und Tanken. Findet keine Zuordnung statt, wird die Fahrt nach sieben Tagen automatisch als privat gekennzeichnet. Die Kategorisierung erfolgt manuell in der App. Sie gibt es für iOS, Android und auch als Webversion.
Wie montiert man den Vimcar Dongle?
Das funktioniert in der Tat in nur wenigen Sekunden, wie dieses Video hier eindrucksvoll zeigt:
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Erkennt das Finanzamt das digitale Fahrtenbuch an?
Handschriftlich oder elektronisch? Grundsätzlich ist es den Finanzämtern egal, in welcher Form das Fahrtenbuch geführt wird. Entscheidend ist, dass das Fahrtenbuch den Anforderungen der deutschen Steuerbehörde entspricht. Wer sich für eine digitale Lösung entscheidet, sollte also zuerst klären, ob das favorisierte Produkt die Anforderungen erfüllt. Zwar werden die meisten digitalen Fahrtenbücher vom Finanzamt anerkannt, darauf verlassen sollte man sich aber nicht. Vimcar kooperiert bei seinem Fahrtenbuch mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V., wurde von KPMG geprüft und wird von DATEV empfohlen. Das digitale Fahrtenbuch ist zu 100 Prozent finanzamtkonform und wird als rechtssicheres PDF beim Finanzamt eingereicht. Die Aufzeichnungen sind lückenlos und manipulationssicher. Weder die Uhrzeit, das Datum noch die Strecke können geändert werden. Und auch die zehnjährige Aufbewahrungspflicht der SSL-verschlüsselten Daten wird von Vimcar erfüllt.
